Einerseits wissen wir, dass wir anfangen sollten. Andererseits verspüren wir plötzlich das übermächtige Bedürfnis, irgendetwas anderes zu tun. Prokrastination ist mehr als das bloße Aufschieben von Aufgaben. Oft greift das Gehirn dabei automatisch nach etwas Einfacherem und Angenehmerem. Deshalb fällt es so leicht, soziale Medien zu öffnen, ein Video anzuschauen oder sich nur kurz hinzulegen. Und je größer oder unangenehmer die Aufgabe vor uns ist, desto stärker zieht es uns von ihr weg.

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Bei jedem von uns ist das ein bisschen anders. Manche flüchten vor Langeweile, andere vor Leistungsdruck und wieder andere vor dem Gefühl, dass ihnen die Aufgaben über den Kopf wachsen. Einige Gründe tauchen jedoch besonders häufig auf. Welche sind das?

Es gibt Aufgaben, die man sofort anpackt. Und dann gibt es die anderen. Diejenigen, bei denen Sie plötzlich das unwiderstehliche Bedürfnis bekommen, E-Mails zu sortieren, Kaffee zu kochen, einen Podcast einzuschalten, zu bügeln, die Waschmaschine anzustellen oder völlig unerwartet die Küchenschubladen aufzuräumen.

Nicht jede Aufgabe verschafft uns nämlich ein unmittelbares Belohnungsgefühl. Genau deshalb schieben wir am häufigsten Dinge auf, die uns langweilig, kräftezehrend oder zu anspruchsvoll erscheinen. Je mehr Druck wir angesichts einer Aufgabe empfinden, desto häufiger reden wir uns ein, dass wir gleich anfangen. Nur kann sich dieses Gleich durchaus über einen halben Tag hinziehen. Dazu gesellt sich langsam das unangenehme Gefühl im Hinterkopf, dass wir eigentlich etwas anderes tun sollten.

Das Paradoxe daran: Meist ist nicht die Arbeit selbst am schwierigsten, sondern der Moment davor. Deshalb hilft oft etwas ganz Einfaches: nicht die gesamte Aufgabe auf einmal durchdenken, sondern sie in kleine Schritte aufteilen, die weniger einschüchternd wirken. Denn ein Dokument zu öffnen und den ersten Satz zu schreiben, fällt uns mental viel leichter, als ein ganzes Projekt zu erledigen.

Angst spielt viel häufiger eine Rolle, als die meisten Menschen sich eingestehen. Nicht immer schieben wir Tätigkeiten auf, weil wir faul oder unmotiviert sind. Manchmal hält uns tatsächlich schlicht die Angst zurück, dass das Ergebnis nicht gut genug wird. Und je wichtiger uns etwas ist, desto mehr Druck empfinden wir oft. Dieses Szenario kommt vielen nur allzu bekannt vor. Sie möchten etwas schreiben, ein neues Projekt starten oder eine wichtige Aufgabe angehen … doch im Kopf beginnt sofort das Gedankenkarussell. Was, wenn es nicht perfekt wird? Was, wenn ich es vermassle? Was, wenn die anderen merken, dass ich eigentlich gar nicht weiß, was ich tue ...

Also fangen wir lieber gar nicht erst an.

Eine große Rolle spielt dabei oft auch Perfektionismus. Auf den ersten Blick mag er wie eine gute Eigenschaft wirken, doch die Realität sieht häufig etwas anders aus. Man wartet auf den idealen Moment, die ideale Stimmung oder das Gefühl, endlich perfekt vorbereitet zu sein. Nur kommt dieser Moment meistens nie. Statt eine Aufgabe abzuschließen, sitzen wir dann vor zehn geöffneten Tabs, beschäftigen uns mit kleinsten Details und reden uns ein, dass noch nicht der richtige Zeitpunkt zum Anfangen gekommen ist. Hinzu kommt oft die Sorge darüber, was andere denken könnten. Manche möchten vor den Kollegen keinen Fehler machen, andere haben das Gefühl, alles zu hundert Prozent schaffen zu müssen. Und manchmal genügt schon die Vorstellung, dass das Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht. Dieser Druck kann uns dann überraschend schnell blockieren.

Ein weiterer häufiger Grund ist schlicht Überforderung. Sobald wir uns zu viel aufladen, fällt es schwer zu erkennen, womit wir überhaupt anfangen sollen. Ein übervoller Kalender, Multitasking, ständiges Wechseln zwischen Aufgaben oder das Gefühl, alles gleichzeitig schaffen zu müssen, können den Kopf überraschend schnell überlasten. Und wenn alles zu viel wird, greift das Gehirn oft automatisch zur einfachsten Lösung: aufschieben. Morgens glauben wir noch, heute alles aufzuholen. Wir beantworten ein paar Nachrichten, erledigen E-Mails, prüfen schnell noch etwas, dazwischen ein Anruf, noch ein Anruf … und plötzlich ist es Abend. Und das Wichtigste? Wartet immer noch.

Unklare Prioritäten sind oft ein größeres Problem als der Zeitmangel selbst. Denn wer versucht, alles gleichzeitig zu erledigen, hat am Ende oft nicht mehr die Energie, sich auf irgendetwas richtig zu konzentrieren.

Früher wurde man bei der Arbeit höchstens vom Telefon oder einem Kollegen nebenan unterbrochen. Heute sind wir buchstäblich überall von Ablenkungen umgeben. Benachrichtigungen, soziale Medien, offene Tabs, Videos, Nachrichten oder das Bedürfnis, ständig etwas nachzusehen. Außerdem gewöhnt sich das Gehirn schnell an unmittelbare Reize und kurze Unterhaltungshäppchen. Genau deshalb wird es immer schwieriger, längere Zeit bei einer Sache zu bleiben. Auch die Selbstkontrolle spielt dabei eine große Rolle. Nicht in dem Sinne, dass man jede Minute des Tages produktiv sein müsste, sondern als Fähigkeit, sich nicht von jedem Impuls ablenken zu lassen. Je anspruchsvoller oder unangenehmer die Aufgabe vor uns ist, desto eher flüchten wir zu etwas Einfacherem, das eine schnelle Belohnung verspricht.

Das Problem ist, dass der ständige Wechsel der Aufmerksamkeit viel mehr Kraft kostet als die Arbeit selbst. Und obwohl wir das Gefühl haben, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, stellen wir abends oft fest, dass wir beim Wichtigsten noch keinen Schritt weitergekommen sind.

Die gute Nachricht: Man muss nicht sein ganzes Leben umkrempeln, um vier Uhr morgens aufstehen und jede Minute des Tages in einer Produktivitätstabelle festhalten. Viel besser funktionieren kleine Veränderungen, die wirklich in den Alltag passen. Denn das Ziel ist nicht, pausenlos produktiv zu sein. Vielmehr geht es darum, die eigenen Abläufe so zu gestalten, dass uns die Arbeit nicht unnötig erschöpft, bevor wir überhaupt angefangen haben.

• Manchmal hilft es, sich nur ein konkretes Ziel zu setzen statt einer endlosen Aufgabenliste.
• Ein anderes Mal hilft es, eine große Aufgabe in kleinere, weniger einschüchternde Teile aufzuteilen.
• Und manchmal genügt es, sich vorzunehmen, nur zehn Minuten daran zu arbeiten. Ohne Druck und ohne darüber nachzudenken, wie lange das Ganze dauern wird.
• Auch Ablenkungen in der Umgebung zu reduzieren, kann einen großen Unterschied machen. Das Telefon vom Schreibtisch weglegen, Benachrichtigungen ausschalten und Unterbrechungen vermeiden.
• Und manchmal? Manchmal ist der beste Schritt, sich von dem Gefühl zu lösen, alles allein schaffen zu müssen.

Denn bei Prokrastination ist oft nicht die Arbeit selbst das Schwierigste. Sondern der erste Schritt, mit dem man sie endlich anpackt.

Wenn Sie das Gefühl haben, bei der Arbeit nicht länger als ein paar Minuten durchzuhalten, sind Sie damit nicht allein. Das Problem liegt nicht in der Motivation, sondern darin, dass das Gehirn die Vorstellung von mehreren Stunden ununterbrochener Konzentration schon im Voraus ablehnt. Genau deshalb arbeiten so viele Menschen mit der Pomodoro-Methode, benannt nach einem Küchenwecker in Tomatenform. Sie ist einfach, zwingt nicht zu Höchstleistungen und hilft dabei, die Arbeit in deutlich überschaubarere Abschnitte aufzuteilen.

• Sie legen eine konkrete Aufgabe fest
• Sie stellen einen Timer auf 25 Minuten
• In dieser Zeit konzentrieren Sie sich nur auf eine Sache
• Nach 25 Minuten folgt eine kurze Pause von 5 Minuten
• Nach vier Runden legen Sie eine längere Pause ein

Dadurch wirkt die Arbeit weniger überwältigend. Außerdem weiß der Kopf, dass die nächste Erholungspause bald kommt und nicht erst am Abend nach acht Stunden am Laptop. Und was tun in der Pause? Am besten etwas, das Sie für einen Moment vom Bildschirm wegbringt. Manche gehen durch die Wohnung, andere machen sich einen Tee, dehnen sich oder schauen einfach ein paar Minuten aus dem Fenster und tun gar nichts. Vielleicht überrascht es Sie, wie viel Sie in 25 Minuten konzentrierter Arbeit ohne ständige Unterbrechungen schaffen können.

Prokrastination ist ein Signal dafür, dass wir am Limit sind, zu viele Aufgaben im Kopf haben oder ständig mehr und mehr von uns erwarten. Je mehr Druck wir uns machen, desto schwerer fällt es paradoxerweise manchmal, überhaupt anzufangen. Vielleicht müssen wir aber gar nicht unser ganzes Leben auf den Kopf stellen, einen neuen Kalender kaufen und ab nächstem Montag ein neues Ich planen.

Manchmal macht etwas ganz Einfaches den größten Unterschied: mit einem etwas kleineren Schritt anfangen als ursprünglich geplant. Ein Dokument öffnen. Eine E-Mail beantworten. Sich zehn Minuten einer Aufgabe widmen, statt auf die ideale Stimmung, Energie oder Motivation zu warten. Denn oft sind es am Ende gerade die kleinen Schritte, die uns am weitesten bringen. Vielleicht genügt es schon heute, nicht mit den Worten anzufangen: Das mache ich später.